Kérelmek és beadványok megfogalmazása: mit tartalmazzon, hogy érdemben foglalkozzanak vele

Akár egy szolgáltatónak, akár egy hivatalnak írsz, a levelet valaki egy halom másik között olvassa el, és első ránézésre eldönti, mit kezdjen vele. Ha nem derül ki, ki írja, miről van szó és mit kér, a válasz jó eséllyel egy sablon lesz, vagy hiánypótlási felhívás.

Hat elem, amely mindig kell

1. Ki vagy. Név, lakcím, és ha van: ügyfélszám, szerződésszám, ügyiratszám. Egy hivatalnál a korábbi iratok számára hivatkozz.
2. Kinek írsz. A szervezet pontos neve és címe. Hivatalnál a hatáskörrel rendelkező szerv; ha nem tudod, melyik az, kérdezd meg előbb telefonon.
3. Tárgy. Egy sor, amelyből kiderül, miről szól: „Panasz a 2009. októberi számla miatt”, „Kérelem részletfizetés engedélyezésére”.
4. Tények, időrendben. Mi történt, mikor, ki mit mondott vagy írt. Röviden, véleménynyilvánítás nélkül.
5. Mit kérsz. Konkrétan: javítást, cserét, visszafizetést, egy összeg jóváírását, egy döntés felülvizsgálatát, iratmásolatot. Ha összegről van szó, írd le az összeget.
6. Keltezés, aláírás, mellékletek. A mellékleteket sorold fel. Eredeti iratot ne küldj, csak másolatot.

Ami gyengíti a levelet

• Több ügy egy levélben. Ha két külön sérelmed van, írj két levelet.
• Indulat. A sértő hangnem nem gyorsít, és ha a levél később egy fórum elé kerül, rossz fényt vet rád.
• Jogszabály-idézetek tömege. Egy-két pontos hivatkozás segít, egy oldal paragrafus nem. A címzett ismeri a saját szabályait.
• Határidő nélküli kérés. Ha a jogszabály nem ad határidőt, adj te egy ésszerűt, és írd le, mi lesz a következő lépésed.

Igazolható beküldés

Az utolsó mondat a mintában nem véletlen: aki elutasít, köteles megmondani, hol lehet ezt vitatni. Ha a levelet tértivevénnyel küldöd, vagy olyan elektronikus csatornán, amely iktatószámot ad, a később következő fórumoknak (békéltető testület, hatóság, bíróság) bizonyítani tudod, hogy először a címzettnél próbálkoztál. Részletesen: panasz a szolgáltatónál.